Conditions
1. Les archives sont en principe accessibles uniquement aux chercheurs qui effectuent des recherches ciblées à caractère scientifique.
2. Le chercheur qui désire consulter les documents d'archives du Grand-Saint-Bernard doit prendre contact avec l’archiviste de la Congrégation et lui transmettre les documents suivants :

1. Une lettre qui explique le but de sa recherche, pour les étudiants, une lettre de leur professeur.

2. Ses données personnelles (nom, prénom, adresse)

3. La liste des documents qu’il désire consulter.

Consultation
3. Après réception de la documentation requise, l’archiviste prépare les documents et les dépose dans un lieu de consultation ad hoc. Le chercheur y a accès durant un temps déterminé. (Attention, le fonds ancien AGSB déposé à l’hospice du Grand-Saint-Bernard n’est pas consultable lorsque la route du col est fermée à la circulation automobile).
4. Aucun document ne doit sortir des lieux de consultation (« in loco »).
5. Tous les documents ne sont pas consultables. Sont consultables les documents en état de consultation qui ont plus de 75 ans à compter la date de fermeture du dossier, sauf les « dossiers personnels » qui ne deviennent consultables que 100 ans après le dernier acte ou la date de décès de la personne.
6. Les documents d'archives doivent être maniés avec le plus grand soin. Aucune pièce ne doit être retirée ou déclassée d'un dossier. Les annotations sur les pièces d’archives sont interdites, même au crayon papier. Si le chercheur trouve un document présentant quelque irrégularité de conservation ou de consultation, il en informera aussitôt l’archiviste. Toute détérioration de document prêté entraîne dédommagement.
7. Lorsque la consultation est terminée, le chercheur reprend contact avec l’archiviste du Grand-Saint-Bernard pour la restitution.

Reproduction de documents
8. Photocopies. Il est interdit de photocopier les documents d'archives, sauf autorisation.
9. Photographies. Pour une recherche scientifique, le chercheur peut prendre des photos numériques de documents à usage d'étude.
10. Microfilms. Il existe une sauvegarde générale des archives historiques du Grand-Saint-Bernard (AGSB) sur microfilms déposée aux archives cantonales de l’Etat du Valais. Il est possible, avec autorisation, de s’en procurer des copies partielles en s’adressant aux archives de l’Etat du Valais (Rue des Vergers 7, 1950 Sion).
11. Numérisation. Sur demande (une copie en retour est demandée).
12. Aucune autre reproduction de document n’est autorisée.

Publication
13. Lors de la rédaction de sa recherche, le chercheur mentionnera ses sources avec précision (la liste des abréviations officielles est disponible sur le site www.gsbernard.ch).
14. Le chercheur s’engage à remettre gratuitement aux archives du Grand-Saint-Bernard un exemplaire de sa publication.
15. La reproduction de document d’archives du Grand-Saint-Bernard dans une publication demande une autorisation supplémentaire qui exige la mention du propriétaire « Congrégation du Grand-Saint-Bernard » et la remise d’un exemplaire.

Lu et approuvé le 10 décembre 2005 par Mgr Benoît Vouilloz, Prévôt du Gd-St-Bernard

Chanoine Jean-Pierre Voutaz
Archiviste de la Congrégation
du Grand-Saint-Bernard Maison du GSBernard
CP 679

CH – 1920  MARTIGNY
jpvoutaz@gsbernard.ch

Contrat de consultation de documents d’archives
1. La consultation des documents se fait « in loco ».
2. Lieu de consultation : _______________
3. Durée de la consultation : _______________
4. Le demandeur s’engage à respecter le règlement des archives dont un exemplaire
est joint à l’autorisation de consultation.

Coordonnées de demandeur (institution ou personne) : 
Nom et Prénom : ______________________

Adresse électronique : ____________________
Adresse postale : ______________________

Téléphone : _____________________________
NPA :_______ Lieu :_____________________________
Sujet de la recherche :_________________________________

Liste des documents mis à disposition
1. ________________________
2. ________________________
3. ________________________
4. ________________________

Total : x documents

Date du prêt : ____________

Signature de l’emprunteur                               Signature de celui qui a prêté

________________________________ ________________________________

Date de la restitution :__________

Signature de celui qui restitue                          Signature de celui qui récupère

________________________________ ________________________________

Chanoine Jean-Pierre Voutaz
Archiviste de la Congrégation
du Grand-Saint-Bernard Maison du GSBernard
CP 679

CH - 1920 MARTIGNY
jpvoutaz@gsbernard.ch

Accès aux archives paroissiales
Pour la consultation des archives paroissiales, la démarche souhaitée consiste à en consulter l’inventaire auprès des Archives de l’Etat du Valais (Rue des Vergers 7, 1951 Sion), puis de s’adresser aux diverses paroisses si la consultation des documents est nécessaire. Si les archives paroissiales sont à Martigny, transmettre la permission de consultation signée par le curé du lieu à l'archiviste de la Congrégation.

Pour les registres paroissiaux, il faut d’abord demander une autorisation écrite de consultation auprès de la paroisse concernée, puis se rendre aux Archives de l’Etat où la lettre permet de consulter le tirage papier des microfilms des registres.