Archives - Règlement de consultation
Conditions
1. Les archives sont en principe accessibles uniquement aux
chercheurs qui effectuent des recherches ciblées à caractère
scientifique.
2. Le chercheur qui désire consulter les documents d'archives du
Grand-Saint-Bernard doit prendre contact avec l’archiviste de la
Congrégation et lui transmettre les documents suivants:
- Une lettre qui explique le but de sa recherche, pour les étudiants, une lettre de leur professeur.
- Ses données personnelles (nom, prénom, adresse)
- La liste des documents qu’il désire consulter.
Consultation
3. Après réception de la documentation requise, l’archiviste prépare les
documents et les dépose dans un lieu de consultation ad hoc. Le
chercheur y a accès durant un temps déterminé. (Attention, le fonds
ancien AGSB déposé à l’hospice du Grand-Saint-Bernard n’est pas
consultable lorsque la route du col est fermée à la circulation
automobile).
4. Aucun document ne doit sortir des lieux de consultation («in loco»).
5. Tous les documents ne sont pas consultables. Sont consultables les documents en état de consultation
qui ont plus de 75 ans à compter la date de fermeture du dossier, sauf
les «dossiers personnels» qui ne deviennent consultables
que 100 ans après le dernier acte ou la date de décès de la personne.
6. Les documents d'archives doivent être
maniés avec le plus grand soin. Aucune pièce ne doit être retirée ou
déclassée d'un dossier. Les annotations sur les pièces d’archives sont
interdites, même au crayon papier. Si le chercheur trouve un document
présentant quelque irrégularité de conservation ou de consultation, il
en informera aussitôt l’archiviste. Toute détérioration de document
prêté entraîne dédommagement.
7. Lorsque la consultation est terminée,
le chercheur reprend contact avec l’archiviste du Grand-Saint-Bernard
pour la restitution.
Reproduction de documents
8. Photocopies. Il est interdit de photocopier les documents d'archives,
sauf autorisation.
9. Photographies. Pour une recherche
scientifique, le chercheur peut prendre des photos numériques de
documents à usage d'étude.
10. Microfilms. Il existe une sauvegarde
générale des archives historiques du Grand-Saint-Bernard (AGSB) sur
microfilms déposée aux archives cantonales de l’Etat du Valais. Il est
possible, avec autorisation, de s’en procurer des copies partielles en
s’adressant aux archives de l’Etat du Valais (Rue des Vergers 7, 1950
Sion)
11. Numérisation. Sur demande (une copie en retour est demandée).
12. Aucune autre reproduction de document n’est autorisée.
13. Lors de la rédaction de sa recherche,
le chercheur mentionnera ses sources avec précision (la liste des
abréviations officielles est disponible sur le site www.gsbernard.ch).
14. Le chercheur s’engage à remettre
gratuitement aux archives du Grand-Saint-Bernard un exemplaire de sa
publication.
15. La reproduction de document d’archives
du Grand-Saint-Bernard dans une publication demande une autorisation
supplémentaire qui exige la mention du propriétaire «Congrégation
du Grand-Saint-Bernard» et la remise d’un exemplaire.
Lu et approuvé le 10 décembre 2005 par Mgr Benoît Vouilloz, Prévôt du Gd-St-Bernard
Accès aux archives centralisées et historiques
Uniquement par des chercheurs, en principe pour des travaux universitaires ciblés. En cas de demande de consultation prolongée de certains documents, il est envisageable:
1. de contacter l'archiviste de la Congrégation et de lui envoyer les
documents dont il est question dans le règlement des archives
ci-dessus. Le délai d'attente avant de consulter un document est
d'environ trois semaines en été. Attention, les archives historiques ne
sont pas consultables en hiver (d'octobre à juin), car elles sont
stockées au Grand-Saint-Bernard et la route carossable n'est pas
ouverte durant cette période.
2. de s’en procurer le microfilm, aux frais du chercheur, auprès des
archives de l’Etat du Valais, à Sion, avec l'autorisation préalable de
l’archiviste de la Congrégation.
Accès aux archives paroissiales
Pour la consultation des archives paroissiales, la démarche souhaitée consiste
à en consulter l’inventaire auprès des Archives de l’Etat du Valais
(Rue des Vergers 7, 1951 Sion), puis de s’adresser aux diverses
paroisses si la consultation des documents est nécessaire. Si les
archives paroissiales sont à Martigny, transmettre la permission de
consultation signée par le curé du lieu à l'archiviste de la
Congrégation.
Pour les registres paroissiaux, il faut d’abord demander une
autorisation écrite de consultation auprès de la paroisse concernée,
puis se rendre aux Archives de l’Etat où la lettre permet de consulter
le tirage papier des microfilms des registres.